Арендовать офисное помещение вовсе не так просто, как может показаться на первый взгляд неискушенному арендатору-новичку: если еще в процессе просмотра, а затем на этапе подписания договора не уточнить и не зафиксировать ряд моментов, арендное соглашение может стать критичным для компании.
Переговоры сторон арендного договора иногда вполне правомерно сравнивают с шахматной партией, ведь, обсуждая условия сотрудничества, необходимо просчитывать ситуацию на несколько ходов вперед и задавать такие вопросы собственнику, которые помогут сохранить достигнутые в ходе переговорного процесса преимущества на весь срок аренды.
Далее — о том, что нужно знать при аренде офиса, чтобы грамотно выстроить переговоры и получить максимально выгодные и безопасные условия.
Правильно проводим осмотр помещения под аренду
Деловые отношения предполагают деловой подход, так что стесняться во время осмотра предлагаемого к сдаче офисного помещения не стоит. Вопрос номер один — кто показывает офис: помимо собственника здания/помещения, в роли арендодателя может выступать арендатор, желающий оформить субаренду на излишек арендованных им площадей (и, к сожалению, не всегда с согласия владельца).
Документы, которые следует проверить:
- у собственника — правоустанавливающие на осматриваемое здание/помещение (с указанием адреса);
- у посредника — договор аренды (с адресом же), предусматривающий право осуществления субаренды.
Упростить задачу общения при первом осмотре офиса помогут несложные рекомендации для арендатора. Пример — оценка технического состояния помещения:
|
На что обратить внимание |
Какие вопросы задавать |
|
· трещины/ повреждения стенового покрытия; · исправность инженерных систем (проверка вентиляции/кондиционирования на предмет выполнения основных функций, шума, запаха и т.п.); · исправность санузлов (всех мокрых точек), их количество и состояние; · количество и расположение розеток, возможность их перенесения/доустановки; · при аренде офиса с мебелью —комплектность, исправность всех механических частей, общее состояние. |
· Готов ли собственник до начала срока аренды устранить все выявленные при осмотре недочеты? Как эта готовность будет зафиксирована? · Кто отвечает за ремонт неисправного оборудования? · Предусмотрены ли арендные каникулы на период ремонта? На какой срок? · Включает ли договор условие о неотделимых улучшениях (поддержание имущества в исправном состоянии и текущий ремонт)? Кто несет расходы по нему? |
Имеет смысл поинтересоваться и другими нюансами — к примеру, режимом работы инженерных систем: нередко систему центрального кондиционирования выключают в установленное время, что ставит под вопрос комфорт пребывания сотрудников в офисе после определенного часа.
О чем спросить еще: коммуналка, безопасность, связь
Желая представить свое предложение конкурентным, арендодатели частенько экспонируют базовую ставку аренды, и лишь впоследствии арендатор узнает, что стоимость была показана без НДС, а коммунальные услуги надо оплачивать дополнительно.
Чтобы такого не случилось, узнать это надо заранее, а также уточнить ряд связанных моментов:
- установлены ли счетчики, если нет — можно ли их установить;
- что именно входит в состав операционных расходов;
- можно ли заключать договоры на поставку некоторых услуг напрямую с их поставщиками;
- сколько паркомест положено на арендуемую площадь;
- входят ли они в арендную плату, если нет — какова цена одного места в месяц;
- как индексируется арендная плата.
Коммунальные платежи могут входить в стоимость аренды. Но чаще всего в современной практике счета за коммунальные услуги оплачивает арендодатель с последующим перевыставлением счета арендатору на основании документов от поставщиков, в результате чего происходит как бы компенсация «коммунальных расходов» арендодателя его клиентом.
Еще два «узких» места — связь и охрана. На связи экономить можно, а значит — нужно: обязательно надо выяснить, какие провайдеры обслуживают офис и есть ли возможность сменить провайдера (завести своего проверенного).
Подводные камни с охраной связаны как с возможной необходимостью внесения дополнительной платы, так и с общим контролем доступа в каждый офис: если бизнес-центр работает не в круглосуточном режиме, легкомысленно арендованное офисное пространство может оказаться недоступным для сотрудников в то время, которое в конкретной компании считается рабочим.
В этой связи своевременно выясняем:
- режим посещения офисных помещений;
- условия экстренного доступа в офис (например, при форс-мажоре или в неурочное время);
- нюансы процедуры заказа пропуска для посетителей.
Все достигнутые в ходе общения с арендодателем устные договоренности необходимо зафиксировать в договоре, проверяя точность формулировок. Готовый договор аренды перед подписанием рекомендуется изучить в спокойной обстановке.
Арендуя площади в бизнес-центрах УК «Теорема», можно рассчитывать на самые выгодные условия, в составе которых — услуги по системе «все включено», отделка под ключ, функционирование в режиме 24/7, контроль доступа, бесплатные автобусы для персонала арендаторов и т.д.
