Чтобы работа сотрудников компании была максимально эффективной, необходимо создать комфортные для этого условия. И офисное помещение в этом вопросе играет первостепенную роль. Тем не менее, руководители нередко подходят к подбору офиса легкомысленно, ориентируются на второстепенные критерии, игнорируя то, что действительно важно. В данной статье мы рассмотрим частые ошибки при выборе офиса.
Ориентир на личные потребности и отсутствие анкетирования сотрудников
Порой при выборе офисного помещения на первый план выходят личные желания руководства. Например, объект подбирается ближе к дому директора компании. При этом не учитывается, насколько сотрудникам будет комфортно туда добираться.
Не все руководители понимают, насколько расположение офиса влияет на найм. В тоже время при переезде в новое помещение можно потерять до 30% сотрудников. Им будет просто неудобно добираться на другой конец города.
Предварительное анкетирование поможет сохранить ценные кадры. Важно изучить информацию, где живут сотрудники, сколько времени они тратят на дорогу, по какому графику работают, какие работники являются ключевыми, а кому легко найти замену.
Плохая проверка состояния помещения
Здесь будет мало быстрого визуального осмотра. Достаточно ли розеток, подключен ли интернет, как работает система вентиляции, отопления и кондиционирования, нет ли проблем с электропроводкой – проверить нужно это и многое другое. В противном случае вы рискуете потратить внушительные суммы на незапланированный ремонт.
Отсутствие четкого понимания затрат на содержание офиса
Арендная плата – это не единственная статья расходов, поэтому недопустимо ориентироваться только на нее. Вам также придется оплачивать счета за электричество, воду, отопление, интернет. Если речь идет о помещении в бизнес-центре, то к этому могут прибавиться платежи за обслуживание, охрану, клининг, паркинг.
Отсутствие четкого представления о потребностях компании
Прежде чем начать поиски офиса, важно определиться не только с площадью помещения, но и с его планировкой. Для этого нужно иметь план расположения рабочих мест сотрудников, понимать, какие рабочие и вспомогательные помещения необходимы, будь то переговорная, склад или кухня.
Попытки построиться под чужое решение
Офисы с ремонтом и мебелью, оборудованные для предыдущего арендатора, могут показаться идеальным решением, ведь не придется тратить время и финансы на подготовку помещения. На деле же, попытки создать комфортное рабочее пространство в неподходящего для этого месте могут обернуться еще большими затратами и неудобствами.
Если вы хотите снять офис, в который можно заехать и работать уже завтра, выбирайте готовые помещения, оборудованные для схожего с вами вида деятельности.
Аренда отдельного блока
Не все арендаторы понимают, что выбирая помещение с отдельным входом, они дополнительно берут на себя оплату коридорных метров, расходы на содержание отдельного туалета и других помещений, которые могли быть общими и бесплатными. Прежде чем выбрать офис в самостоятельном блоке, посчитайте сумму переплат за лишние квадраты.
Аренда отдельно стоящего здания
В данном случае количество нефункциональных, но платных площадей становится еще больше. К тому же, арендатор берет на себя полное содержание объекта, а также прилегающих территорий, если здание имеет таковые. Опять же, это лишние затраты, которые далеко не всегда оправданы.
Ошибочный расчет необходимых площадей
В то время как одни организации стараются снимать офис «на вырост», другие и вовсе не думают о перспективах расширения. В первом случае последствием становятся дополнительные и не всегда нужные траты, во втором – сдерживание развития компании. В этом вопросе важно найти золотую середину. В идеале – возможность аренды помещения по соседству в будущем.
Не учитывать клиентуру арендаторов-соседей
Клиенты ваших соседей могут стать вашими клиентами. Чтобы не упустить этот источник клиентуры, важно брать во внимание, какие организации будут работать по соседству с вами. В идеале, чтобы эти компании обслуживали платежеспособную часть вашей целевой аудитории.
К тому же, диалог с арендаторами соседних помещений поможет узнать больше о плюсах-минусах здания, арендодателя и локации.
Непродуманный договор аренды
Важно внимательно изучить все пункты договора. В идеале – с юристом. Не исключено, что офис станет неподходящим для компании раньше, чем это видится сегодня. Хорошо, если договор аренды будет гибким и позволит в любой момент отказаться от офиса без больших финансовых потерь.
Необходимо предусмотреть и возможность продления. Часто офисные помещения сдаются на 11 месяцев и 364 дня, что позволяет не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Чтобы обезопасить себя, в договоре стоит прописать право приоритетной аренды.
Обратите внимание, размер арендной ставки должен быть прописан с учетом НДС. В противном случае вам придется заплатить на 20% больше запланированного.
