В современном понимании офис уже давно перерос простое определение «место работы» и признается пространством для профессионального и творческого роста, комфортного делового общения.
Независимо от того, какой бюджет выделяется на оснащение офиса, при правильном подходе даже без солидных вложений можно сделать рабочее пространство сотрудников комфортным, эргономичным и безопасным.
Планировка офиса: современные тренды
Не успел российский бизнес приобщиться к западной идее открытых офисных пространств, как пандемия изменила текущие тренды: эпидемиологические риски нивелировали актуальность open space, на смену которому пришло сочетание таких подходов, как изолированность и внутриофисное зонирование.
Безопасность командных коммуникаций + организация работ по принципу проектной занятости сотрудников — эти новые задачи решаются дизайнерами многопланово и креативно. Так, сегодня в центре внимания:
- использование легких мобильных перегородок;
- усовершенствованные схемы озеленения;
- разметка передвижений по офису (как на автодорогах).
Особые требования предъявляются к системам вентиляции, а в HR-менеджменте используется программное обеспечение по типу desk-booking (инструменты для управления гибридным офисом).
Что должно быть в офисе
Ответив на этот вопрос, легко решить, на что следует направить максимум усилий и затрат и на чем можно сэкономить. «Три кита» современного офиса — это:
- мебель;
- цифровая инфраструктура;
- комплексное обслуживание.
Далее — о том, как быстро оснастить офис всем необходимым с минимальными затратами.
Мебель в современном офисном пространстве
Офисная мебель должна быть комфортной, эргономичной, легко модернизируемой, занимать минимум места, успешно справляться с интерьерной нагрузкой. Несколько лайф-хаков по оперативной меблировке с минимальными затратами:
- при покупке новой мебели — запрос индивидуальной скидки у поставщика (почти всегда актуально для крупного заказа) и использование программ лояльности типа «пригласи друга»; к тому же, если кто-то из коллег/партнеров обновлял накануне интерьер своего офиса, можно воспользоваться его дисконтом;
- приобретение мебели б/у — сегодня многие офисы «ужимаются», и на вторичном рынке можно найти решения премиального качества по доступной цене;
- для проведения спецмероприятий — аренда крупных дорогостоящих элементов обстановки (крупногабаритных переговорных столов, трибун для выступлений, мягкой мебели представительского класса).
Как быстро наладить сетевую инфраструктуру
Оборудование и ПО для обеспечения безопасного обмена информацией и поддержки функционирования коммерческих приложений — одна из самых дорогостоящих составляющих деловой активности. В приоритете оснащения офиса — хорошо защищенная сетевая инфраструктура и обеспечение кибербезопасности.
Оптимальным решением сегодня можно считать аренду серверных мощностей. Такие услуги стоит заказывать только в сертифицированных ЦОД, где сервера хорошо защищены и имеют гибкую конфигурацию.
В этом вопросе для экономии также можно воспользоваться небольшим лайф-хаком: многие провайдеры заказывающим услуги полного цикла (ЦОД, интернет-канал, облачное хранилище, телефония) клиентам предоставляют скидки, широко этот момент не афишируя.
Кому доверить обслуживание офиса
Еще одна задача, без решения которой невозможно обеспечить бесперебойную работу офисной команды — сервисные услуги (ежедневная уборка, устранение мелких неисправностей и текущий ремонт, доставка воды и т.п.)
Самостоятельный поиск надежного подрядчика может занять больше времени, чем хотелось бы, поэтому целесообразно воспользоваться вариантом шеринга с соседями-арендаторами, заключив смежный договор на клининг и прочие сервисные дела.
Комплексным решением для быстрого запуска офисной работы, безусловно, станет аренда площади в бизнес-центре не ниже класса В+, где можно выбрать требуемого размера офисное помещение «под ключ», воспользоваться готовыми коммуникациями и вообще избавиться от забот об обслуживании. Все эти задачи в офисных центрах решаются профессионалами управляющей компании и (с учетом общего масштаба заказа) предоставляются на самых выгодных для арендаторов условиях.
