Роль офиса в работе любой современной компании переоценить невозможно. Одно и то же помещение может стать как залогом стабильного развития для одного бизнеса, так и быть причиной разорения для другого. К сожалению, многие предприниматели, особенно начинающие, совершают серьезные ошибки при выборе помещения. Разберемся, как выбрать офис так, чтобы выгоды от его аренды полностью компенсировали затраты на его содержание.
Задачи офиса
Первое, что необходимо четко понять – это назначение офиса. Именно на том, какие задачи будут поставлены перед помещением, будет полностью основываться дальнейший выбор. Итак, для чего именно может быть использован офис:
- для работы сотрудников, которые постоянно взаимодействуют с клиентами компании;
- для работы службы поддержки компании (в формате call-центра, для удаленного размещения технических специалистов или резервных рабочих мест);
- для организации переговоров, семинаров, тренингов, конференций и других мероприятий;
- для размещения руководящего состава компании;
- для получения юридического адреса.
Понимая цель, гораздо проще правильно определить критерии для выбора офисного помещения.
Расположение
Местоположение можно считать одним из важнейших факторов при выборе офиса. От того, где расположено помещение, полностью зависит ставка аренды.
- Офис для размещения руководства компании однозначно должен располагаться в престижном бизнес-центре или отдельно стоящем здании в центре города. Главный критерий при выборе помещения в этом случае – именно статусность.
- Офис для размещения службы поддержки или резервных рабочих мест вполне может располагаться на периферии. Главное – это достаточная площадь и адекватная транспортная доступность, чтобы сотрудники могли беспрепятственно добираться до рабочего места.
- Офис для взаимодействия с клиентами должен быть расположен в шаговой доступности от станции метро, желательно – в центре города. При выборе местоположения нужно учитывать и территориальное распределение потенциальных клиентов, и расположение офисов конкурентов.
- Офис для проведения мероприятий также должен иметь хорошую транспортную доступность, удобное расположение в центре.
- Офис для получения юридического адреса должен располагаться в районе, закрепленном за интересующей вас ИФНС. В остальном его местоположение не имеет никакого значения.
Транспортная доступность и удобное расположение – главное, что нужно учитывать при выборе помещения, где вы будете принимать клиентов, партнеров, проводить переговоры и другие мероприятия. Никто не захочет тратить полдня для того, чтобы добраться до вашего офиса.
Стоимость
Конечно, у каждой компании может быть разный бюджет на аренду офиса, поэтому здесь невозможно дать универсальных советов. Можно только обозначить главные факторы, которые влияют на цену:
- Местоположение и транспортная доступность. Чем ближе к центру города и транспортной инфраструктуре – тем дороже.
- Площадь. Как правило, аренда просторного помещения в пересчете на 1 кв. м обходится дешевле, чем аренда небольшого офиса.
- Состояние. Понятно, что офисы с хорошей отделкой будут стоить дороже, чем те, где требуется проведение капитального ремонта. Однако разница в цене может быть компенсирована так называемыми арендными каникулами на время ремонта.
- Инфраструктура и дополнительные услуги: парковка, охрана, доступ к интернету, оборудование для проведения конференций и т.д.
Обратите внимание: многие арендодатели готовы предоставлять скидки при заключении долгосрочных договоров аренды. Гораздо выгодней иметь одного стабильного арендатора, чем терять деньги от пустующих помещений.
Состояние ремонта
Требования к состоянию помещения, естественно, продиктованы всем теми же целями, которые вы ставите перед офисом. Понятно, что колл-центр или службу технической поддержки можно разместить в помещении с недорогим косметическим ремонтом. А топ-менеджмент крупной компании просто обязан располагаться в офисе с дорогой и качественной отделкой.
Офисы с ремонтом имеет смысл арендовать в том случае, если корпоративным стилем компании не предъявляется особых требований к интерьеру. В остальном имеет смысл не акцентировать внимание на отделке, а договориться с арендодателем о каникулах и сделать ремонт «под себя».
Кроме этого, многие управляющие компании или собственники помещений предлагают услуги по отделке офисов по требованиям будущего арендатора. Это удобная услуга в отношении экономии времени: вам не придется самостоятельно искать подрядчиков, закупать отделочные материалы, контролировать ход ремонтных работ.
Инфраструктура
Каждый работодатель обязан обеспечить хоть минимальный уровень сервиса и удобства для своих сотрудников. Ваши работники будут благодарны за доступ к следующей инфраструктуре:
- Столовая, недорогое кафе или, как минимум, супермаркет в шаговой доступности от офиса. Не многие привыкли брать обеды из дома, поэтому доступное предприятие общепита станет большим преимуществом.
- Транспорт. Идеальный вариант – это офис, расположенный в 5-10 минутах ходьбы от станции метро или остановок общественного транспорта, либо развозка в течение всего дня.
- Банкомат или отделение банка в шаговой доступности.
Услуги арендодателя
Кто-то предоставляет арендаторам лишь голые стены, а кто-то предлагает широкий спектр дополнительных услуг. Насколько данные услуги важны для вашего бизнеса и готовы ли вы оплачивать их, полностью зависит от специфики деятельности и назначения офиса. Итак, что теоретически может предложить собственник помещения или УК, помимо стен:
- Комплекты офисной мебели;
- Телефония и доступ в интернет;
- Оборудование для конференций и видеосвязи (проекторы, экраны, динамики и микрофоны);
- Охрана объекта, включая системы видеонаблюдения;
- Клининговые услуги;
- Ограниченный доступ к офису (пропускной режим);
- Организация питания;
- Техническое обслуживание (электрика, инженерные коммуникации);
- Системы противопожарной безопасности (сигнализация, системы автоматической пожаротушения и т.д.);
- Доставка корпоративной корреспонденции и т.д.
Техническое оснащение
В зависимости от специфики деятельности компании, внимание стоит обращать также на следующие параметры:
- Максимальная мощность электроэнергии;
- Водоснабжение и водоотведение;
- Системы противопожарной охраны;
- Максимально допустимая нагрузка на перекрытия.
Например, если вы планируете расположить в офисе массивные сейфы или габаритные архивные системы, нельзя выбирать помещение с изношенными деревянными перекрытиями. А если вам необходимо расположить в офисе серверное оборудование и множество техники, вы должны предъявлять соответствующие требования к электросети.
Условия аренды
Многие, к сожалению, недооценивают значимость условий договора аренды в вопросах последующих взаимоотношений с арендодателем. Если помещение вас устраивает, попросите образец договора и самым внимательным образом изучите его. Внимание стоит уделить буквально всем пунктам, а не только условиям начисления постоянной и переменной арендной платы:
- Какие услуги входят в базовую цену, а какие необходимо оплачивать отдельно (парковка, охрана, видеонаблюдение);
- Есть ли ограничения в доступе к помещению в определенное время (по выходным, по вечерам);
- Какие штрафные санкции предусмотрены за невыполнение обязательств по оплате аренды;
- Каковы условия досрочного расторжения договора аренды;
- Как распределены зоны ответственности арендодателя и арендатора касательно обслуживания и ремонта помещений и т.д.
Краткое резюме
Как становится понятно, при выборе офисного помещения необходимо предусмотреть массу нюансов. Учитывая крайнее разнообразие петербургского рынка недвижимости, оптимальным решением можно считать обращение в управляющую компанию. Сотрудничество с УК имеет ряд преимуществ:
- Опытные специалисты помогут подобрать помещение, оптимальное соответствующее вашим требованиям и специфике вашего бизнеса.
- Вы получаете возможность арендовать офис от собственника, избегая необходимости в оплате комиссии посредникам.
- Вы можете быть уверены в юридической чистоте сделки, застрахованы от мошеннических схем и соответствующих рисков.
Вам может быть интересно:
ПРЕИМУЩЕСТВА АРЕНДЫ ОФИСОВ КЛАССА «А»
АРЕНДА КОММЕРЧЕСКОЙ НЕДВИЖИМОСТИ В САНКТ-ПЕТЕРБУРГЕ БЕЗ ПОСРЕДНИКОВ
