Что нужно уточнить у администрации бизнес-центра до подписания договора аренды офиса

Аренда офиса — серьезный шаг, который требует тщательного анализа всех условий. Нередко после подписания договора компании сталкиваются с неожиданными проблемами: недооборудованные помещения, скрытые платежи или неудобное расположение — важно убедиться, что вы учли все нюансы, ведь каждая мелочь может повлиять на комфорт и эффективность работы вашей команды. 

Чтобы избежать неприятных ситуаций, важно заранее собрать максимум информации. Рассмотрим подробнее ключевые моменты, которые стоит уточнить у администрации бизнес-центра до подписания соглашения.

Проверяем локацию и транспортную доступность

Правильное расположение офиса — это не только имидж компании, но и удобство для сотрудников и клиентов. Даже если вы оценили локацию как весьма удачную, перед подписанием документа важно:

  • уточнить расстояние до ближайших станций метро и остановок общественного транспорта;
  • выяснить, какие транспортные маршруты проходят вблизи здания и налажено ли дополнительное сообщение;
  • узнать о наличии парковочных мест и их стоимости.

Вопрос транспортной доступности особенно принципиален для такого города, как Санкт-Петербург. Например, офисный центр на Васильевском острове может оказаться сложным для доступа из-за загруженности мостов, особенно в летний сезон.

С другой стороны, многие вопросы отпадают при профессиональном подходе управляющей компании. Так, БЦ класса Феррум (УК «Теорема»), расположенный на Свердловской набережной, не может похвастаться особым удобством транспортного сообщения — зато для его клиентов к станции метро «Площадь Ленина» организован регулярный проезд на бесплатном автобусе.

office-3.jpg

Доступ в офис и инфраструктура

Доступ в бизнес-центр — ключевой аспект, влияющий на саму возможность ведения деятельности. Например, для IT-компаний, работающих с международными клиентами в разных часовых поясах, абсолютно необходима круглосуточная работа. Поэтому важно уточнить часы работы — узнать, открыт ли центр в выходные или ночью, а также выяснить, как реализована пропускная система, обязательны ли именные карты, как решаются вопросы доступа для гостей или временных сотрудников.

Чек-лист:

  1. убедитесь, что пропускная система удобна для сотрудников;
  2. узнайте, как могут получить доступ в здание гости;
  3. проверьте, есть ли ограничения по времени доступа.

В создании комфортных условий для работы важную роль играет и окружающая инфраструктура. 

Согласно научным исследованиям, офисы с развитой инфраструктурой в радиусе 500 метров повышают удовлетворенность сотрудников на 25%.

Чем лучше инфраструктура, тем меньше времени офисные работники тратят на бытовые вопросы, что повышает их продуктивность и лояльность к компании. Уточните заранее:

  • есть ли поблизости кафе, столовые, магазины, банки и другие сервисы;
  • какие зоны доступны арендаторам: кухни, зоны отдыха, переговорные комнаты — эти пространства могут существенно повысить комфорт сотрудников. 

Техническая оснащенность и обслуживание

Этот аспект особенно важен, так как не только влияет на комфорт работы сотрудников, но и снижает риски, связанные с поломками или аварийными ситуациями.

У арендодателя следует уточнить:

  • какие системы отопления, вентиляции и кондиционирования (hvac) используются в здании?
  • есть ли резервные источники электроснабжения и как часто они тестируются?
  • как организовано техническое обслуживание и сколько времени занимает устранение неисправностей?
  • кто отвечает за эксплуатацию лифтов и их своевременное обслуживание?
  • используются ли в здании экологичные и энергоэффективные решения?

Интересный факт: сегодня в бизнес-центрах СПб все чаще используются системы «умного» здания, которые автоматически регулируют освещение и температуру, что снижает затраты арендаторов.

Убедитесь, что все инженерные системы протестированы и находятся в рабочем состоянии до подписания договора. Кроме того, надо поинтересоваться, какие системы безопасности установлены в здании и на территории (видеонаблюдение, пожарная сигнализация, охрана).

Соседи и имидж

Узнайте, какие организации являются вашими соседями. Это могут быть потенциальные партнеры или, наоборот, конкуренты — хотите ли вы работать в непосредственной близости с ними? Не менее важный вопрос — не создают ли другие арендаторы шум или другие неудобства?

Пример из жизни: Рекламное агентство арендовало просторный офис в бизнес-центре, не уточнив, что этажом выше расположен тренажерный зал. Вскоре оказалось, что такое соседство мешает проведению деловых встреч и звонков. Вынужденный отказ от аренды привел к существенным расходам и сбоям в работе команды.

Условия договора аренды

Если все перечисленные выше моменты не повлияли на ваше решение снимать выбранный объект недвижимости, можно переходить к оценке договорных условий. Вот несколько рекомендаций, которые позволят защитить ваши интересы как арендатора: 

  • обсудите, на какой срок заключается договор (стандартный срок аренды — от одного года до 5 лет);
  • уточните, как и на каких условиях можно продлить договор;
  • запросите возможность досрочного расторжения (какие штрафы предусмотрены в таком случае, можно ли их избежать при условии предварительного уведомления);
  • выясните, кто отвечает за ремонт и техобслуживание помещений; 
  • узнайте, возможна ли перепланировка, и как она согласовывается.

office-hall.jpg

Финансовые аспекты

Условия аренды офиса финансового характера могут скрывать подводные камни, которые станут заметны только после подписания договора. Вот что следует уточнить у арендодателя, чтобы избежать неожиданностей и лучше спланировать бюджет:

  • какие платежи включены в аренду: коммунальные услуги, эксплуатационные расходы, уборка?
  • есть ли дополнительные сборы — например, за охрану или ремонт общих зон?
  • каким образом рассчитывается арендная плата: фиксированная цена или привязка к курсу валют?
  • как часто пересматривается стоимость аренды и на каких условиях;

Важно: в стандартных договорах БЦ обычно есть пункт об индексации платы раз в год. Это стандарт, но важно знать, по какой формуле индексация рассчитывается.

  • как и в какие сроки проводятся платежи, предусмотрены ли штрафы за задержки?

Выбор офиса — это стратегическое решение, которое требует тщательного подхода. Задавая правильные вопросы администрации бизнес-центра, вы сможете избежать множества проблем в будущем.

Преимущества аренды

Прямая аренда по системе «все включено»

Арендная ставка, кроме 20-процентного налога на добавленную стоимость, уже включает в себя оплату за большой пакет опций, который обеспечит продуктивную работу и комфортное размещение.

Узнать больше

Отделка помещений «под ключ»

Все помещения готовы к аренде, после оплаты по договору можно сразу занять арендованную площадь и приступить к работе, а при желании можно изменить уже существующие планировку и дизайн.

Узнать больше

IТ-инфраструктура

Компания «Теорема» предлагает услуги по созданию сетевого пространства для бизнеса на основе готовых высокотехнологичных сервисов и собственных разработок в данной области.

Узнать больше

Обратная связь

Аренда в бизнес-центрах
УК «Теорема»
Имя* Это обязательное поле
Эл. почта Это обязательное поле
Телефон для связи* Это обязательное поле
Комментарий

Нажимая на кнопку, я принимаю условия пользовательского соглашения на обработку персональных данных

Ищете комфортабельное коммерческое помещение?

Воспользуйтесь фильтром для поиска или отправьте заявку, заполнив форму обратной связи

«Теорема» известна в Санкт-Петербурге как надежный девелопер и профессиональная управляющая компания. Результат её 25-летней деятельности — 12 комфортабельных бизнес-центров с высокой заполняемостью. Это 440 тысяч квадратных метров офисных, торговых и складских площадей. Деловые комплексы компании отличают сервисное обслуживание на уровне класса А, прекрасная инженерная оснащенность и развитая инфраструктура.

Благодаря системе «всё включено» и гибкому подходу «Теорема» предлагает выгодные решения по аренде офисов и прочих коммерческих помещений. Они предоставляются с готовой отделкой и оснащением. УК нацелена на содействие успешному развитию бизнеса клиентов, поэтому стремится оказывать качественные услуги по оптимальным ценам.

Подробно о компании

+7 (812) 333-0-444 по будням c 09:30 до 18:00