При выборе офисного центра едва ли не в первую очередь стоит обращать внимание на менеджмент, ведь именно от качества управления зависит комфорт арендаторов и общий успех объекта.
Экспертное мнение: управляющая компания — это связующее звено, благодаря которому арендаторы могут сосредоточиться на своем бизнесе, не отвлекаясь на организационные и бытовые вопросы.
Услуги управляющей компании охватывают полный спектр эксплуатационных вопросов, и каждый из них нацелен на создание благоприятной рабочей атмосферы, обеспечение стабильности и безопасности для арендаторов.
Рассмотрим ключевые направления деятельности УК в бизнес-центре, примеры реальных пакетов услуг, а также конкретные решения, которые делают размещение привлекательным для долгосрочных арендаторов.
Техническое обслуживание и поддержка инфраструктуры
Главная задача управляющей компании — обеспечить бесперебойную работу всех технических систем, от электричества до отопления, от кондиционеров до лифтов. Профессиональный подход к техобслуживанию предотвращает аварии и снижает затраты на экстренные ремонты, по факту — минимизирует стоимость содержания здания, как следствие — арендную плату.
Интересный факт: По данным исследований, сбалансированное освещение и качественный микроклимат могут повысить продуктивность сотрудников на 15-20%.
С эксплуатационной точки зрения принципиально важно обслуживание следующих систем:
- электроснабжение и освещение — необходимо следить за бесперебойной подачей энергии, заменять и модернизировать освещение по мере необходимости (оптимальное современное решение — установка энергосберегающего оборудования);
- климатические (вентиляция и кондиционирование) — требуют постоянного контроля, в современных БЦ обычно устанавливаются системы с автоматической регулировкой температуры для поддержания комфортного микроклимата;
- водоснабжение и канализация — чтобы избежать протечек и засоров, необходима организация регулярного обслуживания сантехнических узлов.
Безопасность и охрана
В условиях городской среды безопасность — это всегда один из важнейших приоритетов для бизнеса. Именно управляющая компания в бизнес-центре обеспечивает как физическую охрану, так и необходимые технические меры, направленные на защиту сотрудников, арендаторов и посетителей и на сохранность имущества.
Эффективные меры безопасности способствуют созданию комфортной и защищенной среды для работы, что повышает привлекательность объекта для арендаторов.
В крупных БЦ устанавливаются турникеты и системы контроля доступа с возможностью ограничения движения по определенным этажам, а также обязательно организуется видеонаблюдение. Установка камер наблюдения позволяет держать под контролем общественные зоны и периметр здания, включая парковку, что очень важно для арендаторов.
В числе обязанностей УК — обеспечение установки и регулярного обслуживания противопожарных систем, проведение инструктажа для арендаторов, регулярные проверки и профилактика аварийных ситуаций.
Уборка и санитарные услуги
Чистота — основа комфорта. Управляющие компании нанимают специализированный персонал для поддержания чистоты не только в офисах, но и в зонах общего пользования.
Поддержание высокого стандарта уборки — показатель серьезного подхода управляющей компании.
Данный вид услуг следует рассматривать в нескольких направлениях, а именно:
- обслуживание туалетных комнат и зон отдыха — эти помещения в бизнес-центре должны быть всегда чистыми и укомплектованными необходимыми расходными материалами;
- мойка окон и фасадов — условие поддержания презентабельного внешнего вида здания (в высотных корпусах эту работу проводят с привлечением альпинистов);
- уборка офисных помещений — проводится по заранее согласованному графику, в бизнес-центрах премиум-класса это может быть даже дважды в день.
Клининг и вынос мусора могут входить как в основной пакет услуг, так и в дополнительные платные — это стоит выяснить до заключения договора аренды.
Поддержка арендаторов
Отдельная линия работы управляющей компании — работа с арендаторами и их потребностями. Это не только оперативное решение возникающих проблем, но и помощь в адаптации.
Так, в некоторых БЦ управляющая компания предлагает услуги по подготовке офисного пространства к въезду арендатора. Сюда может входить перепланировка, ремонт и установка мебели.
В премиум-центрах существует ресепшн и консьерж-сервис, который может помочь с решением бытовых вопросов. Важная опция для компаний, работающих по гибкому графику — поддержка круглосуточной службы, в которую арендаторы могут обращаться в круглосуточную службу для оперативного решения вопросов.
Идеальным для арендаторов является вариант, когда управлять бизнес-центром берется его владелец (при наличии соответствующего опыта, конечно).
Пример такого подхода — 12 БЦ классов А и В+ известного санкт-петербургского застройщика «Теорема», имеющего многолетний опыт управления собственными объектами. В частности, для обеспечения оперативной коммуникации арендаторов офисных центров «Теоремы» с УК используется специальное одноименное приложение — продукт современных технологий в действии (устанавливается на любые гаджеты, обеспечивает мгновенную связь для решения возникающих вопросов и проблем).
Чек-лист: что проверить при выборе управляющей компании
- Обеспечивает ли она круглосуточную поддержку?
- Какие есть варианты технической и клининговой поддержки?
- Насколько гибка компания в решении нестандартных запросов?
- Каков перечень дополнительных платных услуг?
Мероприятия и создание бизнес-сообщества
Для некоторых арендаторов важно не просто иметь офисное помещение, но и быть частью бизнес-сообщества. Управляющие компании организуют мероприятия и создают условия для обмена опытом. Это могут быть:
- бизнес-завтраки и семинары — регулярные мероприятия позволяют арендаторам обмениваться идеями и находить партнеров среди соседей;
- формирование онлайн-сообщества — в крупных бизнес-центрах создаются чаты и сообщества для арендаторов, где они могут оперативно решать вопросы (например, забронировать переговорную);
- организация корпоративных мероприятий — бизнес-центры класса А часто предлагают возможность организовать корпоративные мероприятия в конференц-залах или зонах отдыха.
Интересный факт: В бизнес-центрах, где активно поддерживается взаимодействие арендаторов, длительность аренды в среднем выше, и арендаторы дольше остаются на своих местах.
Ремонтные работы и улучшение инфраструктуры
Даже самые современные БЦ нуждаются в обновлениях и модернизациях. Управляющая компания координирует ремонтные работы, чтобы минимизировать неудобства для арендаторов.
Современные БЦ уделяют внимание выполнению плана по регулярному обновлению оборудования — например, лифтов или систем кондиционирования — обеспечивая арендаторам комфорт и безопасность.
Внимания требует и внешняя территория: в зону безусловной ответственности управляющей компании входит благоустройство территории — обновление зеленых зон, освещения, стоянок и т.п.
Наконец, именно УК планируют капитальные и косметические ремонты, стараясь провести их в периоды наименьшей загруженности.
Бухгалтерия и юридическое сопровождение
Ну, и если уже говорить о высшем пилотаже в управлении БЦ, то комплексный подход не будет полным без предоставления арендаторам финансовой и юридической поддержки. Это особенно важно для крупных арендаторов и иностранных компаний, которые ценят прозрачность взаимодействий.
Управляющая компания в этом аспекте занимается:
- ведением счетов и отчетности — сбором и распределением платежей, предоставлением отчетов по коммунальным услугам;
- юридической поддержкой, которая включает подготовку договоров аренды и консультирование по правовым вопросам, связанным с эксплуатацией помещения.
Вместо заключения: преимущества работы с УК
Качественное профессиональное управление бизнес-центром создает благоприятную среду для арендаторов и упрощает повседневные процессы. Профессиональные управляющие компании обеспечивают:
- стабильность и надежность — арендаторы уверены в том, что ключевые аспекты содержания здания находятся под контролем;
- поддержание стандартов — чистота, безопасность и удобство поддерживаются на высоком уровне, что привлекает арендаторов и повышает имидж здания;
- снижение операционных расходов — грамотное управление и планирование предотвращают излишние расходы и обеспечивают рациональное использование ресурсов.
