Офис — это не просто место работы, это лицо компании, отражающее ее культуру и ценности. Однако в условиях аренды помещения его ремонт может стать вопросом с множеством подводных камней.
Дело в том, что ремонт арендованного офиса — это всегда компромисс между желаниями арендатора и требованиями арендодателя. Чтобы избежать конфликтов и лишних затрат, важно заранее согласовывать все работы и следовать условиям договора.
Проще говоря, арендатору следует понимать, что можно делать в рамках арендного договора, а что категорически запрещено. Далее — об основных моментах, на которые стоит обратить внимание при планировании такого мероприятия.
Что арендатору разрешено менять в помещении офиса
Сегодня большинство БЦ предлагают своим клиентам удобный и быстрый способ получить готовое рабочее пространство без необходимости вкладываться в ремонт и обустройство — формат аренды офиса с отделкой «под ключ».
Формат «под ключ» предполагает, что стены покрашены, полы настелены, потолки установлены, электричество, интернет, отопление, кондиционирование и освещение — все подключено и работает, более того — помещение укомплектовано (как минимум) базовой мебелью.
Это действительно очень удобно, ведь арендатор получает возможность сосредоточиться на бизнесе, а не на бытовых вопросах. И такой формат полностью закрывает потребности компаний с ограниченным сроком аренды — например, рассчитывающих на быстрый рост стартапов.
Несмотря на все плюсы формата, перед подписанием договора аренды важно внимательно изучить условия, чтобы убедиться, что помещение действительно соответствует вашим ожиданиям и функциональным требованиям.
Но в условиях долгосрочной аренды вопрос ремонтных работ рано или поздно возникает. Тем более он актуален, если отделка «под ключ» не предлагается.
Что можно изменить в офисе:
- меблировка и оборудование — как правило, арендаторы могут полностью менять мебель и устанавливать необходимое оборудование при условии, что это не вносит необратимые изменения в инфраструктуру;
- косметический ремонт — в большинстве случаев арендаторы вправе освежить цвет стен, сменить обои, повесить более современные или подходящие к интерьеру светильники, провести мелкие ремонтные работы (например, установить дополнительные розетки).
Но даже такие изменения лучше заранее согласовать — и лучше в письменном виде: в конце срока аренды может возникнуть требование вернуть помещение в первоначальное состояние.
Пример для иллюстрации ситуации.
Владелица небольшой дизайн-студии арендовала помещение в старом здании. Она перекрасила стены в яркие цвета и заменила стандартные офисные лампы на креативные светильники, придав студии уникальный стиль, который привлекал клиентов. Через год, когда возникла необходимость и возможность расширения бизнеса, арендодатель предсказуемо поставил условие вернуть все «как было», чтобы он далее смог сдавать помещение в аренду как обычный офис.
Что нельзя делать без разрешения арендодателя
В приведенном примере арендатор, можно сказать, отделался легким испугом, понеся затраты, хоть и неприятные, но не критические. А вот работы, которые требуют изменения планировки офиса, могут быть запрещены.
Знаете ли вы, что во многих городах Европы, включая, к примеру, Париж или Прагу, любое изменение фасада исторического здания требует не только согласования с арендодателем, но и одобрения специальных государственных органов, занимающихся охраной культурного наследия?
К запрещенным к проведению без предварительного согласования относятся:
Перепланировка и изменение конструкции |
Изменение фасада и внешнего облика здания |
· снос стен — даже если кажется, что эта стена только мешает и ее можно убрать, не спешите это делать, так как все изменения конструкций здания должны быть согласованы, а несанкционированные работы могут привести к серьезным проблемам, вплоть до разрыва договора аренды. · прокладка новых коммуникаций — установка новых водопроводных труб, вентиляционных систем или систем пожарной безопасности требуют одобрения и, возможно, участия профессионалов, нанятых арендодателем. |
Очень часто арендаторы хотят, чтобы их офис выглядел привлекательно не только изнутри, но и снаружи. Однако любые изменения, связанные с внешним видом здания, обычно запрещены: · если вам кажется, что логотип вашей компании лучше всего разместить на фасаде, обязательно уточните это у арендодателя; · установка наружных вывесок и рекламных конструкций (даже обычных рекламных баннеров) невозможна без согласования, а в некоторых случаях такие изменения регулируются и городскими нормами. |
Как правильно согласовать ремонт с арендодателем
Прежде чем начинать какие-либо работы, внимательно изучите договор аренды. Обычно в нем прописаны условия, касающиеся возможности проведения ремонта. Обратите внимание на следующие моменты:
- какие работы разрешены без согласования (это может быть четко указано в арендном соглашении):
- какие работы требуют разрешения (как правило, письменного согласования);
- требования к возврату помещения — нередко в договоре указано, что после окончания аренды вы должны вернуть помещение в его изначальном состоянии. Это значит, что все изменения придется демонтировать.
Важно знать:
Неотъемлемые улучшения — это изменения, внесенные арендатором в арендованное помещение, которые нельзя отделить без ущерба для самого помещения.
Такие улучшения могут включать перепланировку, установку систем коммуникаций, монтаж дополнительных конструкций или оборудования. При правильном согласовании они могут служить условием получения дополнительной скидки по арендной плате — при волюнтаристском подходе с большой вероятностью станут причиной неприятностей и финансовых потерь.
Если в договоре не указаны конкретные ограничения, не стесняйтесь обсудить ремонт с арендодателем, а именно:
- если планируются значительные изменения, представьте арендодателю подробный проект с описанием работ;
- даже если арендодатель дает устное согласие, лучше получить его в письменном виде.
Грамотно составленный договор аренды обязательно содержит пункты о том, кто отвечает за текущий ремонт и как сторонам учесть расходы на капитальный ремонт.
Пример надежного сотрудничества
У арендаторов помещений в офисных центрах девелопера и управляющей компании «Теорема» (СПб) никогда не возникает вопрос, как сделать ремонт или перепланировку: предлагая формат аренды «под ключ» собственник, одновременно выполняющий и функции профессиональной УК, оставляет большую свободу арендаторам в этом плане.
Достаточно сказать, что именно в бизнес-центре «Бенуа» расположен знаменитый офис компании «Яндекс», известный во всем мире своими креативными интерьерами и обилием уникальных зон для сотрудников.
Заботясь о развитии клиентского бизнеса, УК «Теорема» предлагает проведение ремонта и перепланировок по техническому заданию арендатора, более того — готова организовать проведение необходимых работ на высшем уровне.
Чек-лист для ремонта арендованного офиса
Итак, чтобы не столкнуться с неприятностями, начав ремонтные работы в арендованном офисе, необходимо сделать следующее:
- прочитайте внимательно договор аренды;
- определите, какие работы можно выполнить без согласования;
- подготовьте план проведения работ;
- обсудите запланированные с арендодателем.
- получите письменное разрешение;
- ведите работы аккуратно, не нарушая коммуникации и инфраструктуру здания.
После окончания срока аренды будьте готовы вернуть помещение в первоначальное состояние, если это требуется.