Аренда коммерческого помещения — это не только ежемесячные платежи за использование квадратных метров (собственно прямые расходы). В большинстве случаев приходится сталкиваться и с дополнительными расходами, которые включаются в категорию эксплуатационных. Разберемся, что входит в эту категорию, как правильно учитывать такие траты и какие примеры могут быть полезными для арендатора. Итак.
Эксплуатационные расходы — это комплекс затрат, которые связаны с содержанием арендованного помещения и его обслуживанием. Они могут включать расходы на все здание (общие) и индивидуальные для конкретного арендатора.
Иногда для обозначения данной расходной категории используют аббревиатуру «OPEX» — от английского словосочетания «operational expenditure».
Основные составляющие расходов на эксплуатацию:
- коммунальные услуги — электричество (свет, отопление, вентиляция, кондиционирование), водоснабжение и водоотведение (горячая и холодная вода, канализация), отопление (центральное или индивидуальные системы), газоснабжение (для помещений, оборудованных газовыми приборами);
- клиринговое и санитарное обслуживание — ежедневная уборка офисных площадей, коридоров, санузлов;
- работы по благоустройству прилежащей территории;
- регулярный вывоз бытового мусора, по мере необходимости — строительного;
- техническое обслуживание инженерных систем (отопление, вентиляция и пр.) и лифтового хозяйства — регулярные проверки, плановые осмотры, проведение регламентных работ, текущего и восстановительного ремонта;
- пожарная безопасность — проверка гидрантов и огнетушителей, обслуживание сигнализации;
- контроль функционирования систем безопасности объекта — охранной сигнализации, видеонаблюдения, СКД;
- административные расходы и вознаграждение УК;
- оплата прочих услуг, к которым пользователи объекта имеют доступ.
Важно: в «зеленых» зданиях, сертифицированных по стандартам экологичности (сертификат LEED и подобные), эксплуатационные расходы могут быть ниже за счет более эффективного использования ресурсов.
Стандартная практика такова, что расчет суммы ОРЕХ выполняется, исходя из размера арендуемой площади и выставляется как фиксированная сумма. В большинстве случаев это устраивает и управляющую компанию, и арендатора: арендодателю проще планировать затраты, ориентируясь на заранее известные суммы — арендатор рад возможности не вникать в детали. Но мы все же попробуем вникнуть.
Что надо знать о видах эксплуатационных расходов
Почему позицию арендатора, которого интересует исключительно конечная цена арендуемых площадей (совокупная стоимость аренды и эксплуатации), не стоит считать разумной и оправданной?
Дело в том, что арендные соглашения нередко содержат интересный пункт — право арендодателя или УК по своему усмотрению и по мере надобности эксплуатационные расходы повышать.
Обезопасить себя сможет лишь тот арендатор, который понимает, как эту часть арендной платы можно проконтролировать, а значит — защититься от необоснованного повышения стоимости аренды.
Затраты на содержание и эксплуатацию объекта недвижимости подразделяют на:
- основные расходы — ежемесячная плата за использование помещения, оплата за электроэнергию, водоснабжение, отопление, газ и другие ресурсы, затраты на текущее обслуживание, мелкий ремонт и поддержание помещения в рабочем состоянии;
- косвенные расходы — затраты на управление арендуемым объектом, охрану, видеонаблюдение и другие меры безопасности, оплата за уборку помещений, вывоз мусора, а также за дополнительные услуги, которые необходимы для комфортной эксплуатации арендуемого объекта (интернет, телефон, парковка и другие удобства).
К косвенным относят также расходы, связанные с износом оборудования и мебели, которые могут потребовать замены или ремонта в течение срока аренды.
Затраты общехозяйственные
В составе расходов на эксплуатацию для арендатора присутствуют и те расходы, которые связаны с общим управлением и поддержанием деятельности арендуемой площади. Они не относятся напрямую к основной деятельности арендатора, но необходимы для обеспечения бесперебойной и эффективной работы объекта.
Важно понимать: арендуя офис в БЦ, компания платит за свое потребление электроэнергии и воды, а также делит с прочими арендаторами расходы на отопление и кондиционирование общих зон.
К категории общехозяйственных относят:
- управленческие и административные расходы — оплата труда менеджеров, персонала, бухгалтерии и другие административные траты, включая оплату канцелярских товаров и услуг;
- страхование — приобретение полисов страхования, которые покрывают различные риски, связанные с арендованным имуществом (в том числе страховая защита от пожара, затопления и других непредвиденных событий);
- затраты на выполнение налоговых обязательств (налог на недвижимость и на доходы, получаемые от аренды, прочих обязательных сборов);
- оплата услуг по поддержанию чистоты и порядка на территории общего пользования, включая вывоз мусора, уход за озеленением и т.д.;
- затраты на содержание охраны, установку и обслуживание систем видеоконтроля, противопожарной безопасности и сигнализации;
- финансирование содержания и ремонта находящегося в общем использовании оборудования и инженерных коммуникаций (лифты, системы отопления, кондиционирования, вентиляции воздуха).
Эти затраты обычно включаются в общие расходы на эксплуатацию и учитываются при расчете общей стоимости аренды, распределяясь между арендаторами пропорционально занимаемой площади или согласно индивидуальным условиям договора аренды по каждому случаю.
Проблема: искусственное увеличение трат арендодателем
В условиях, когда арендатор не потрудился изучить вопрос, владельцу объекта или управляющей компании легко включить в затраты на эксплуатацию объекта дополнительные пункты.
В некоторых странах арендаторы имеют право доступа к отчетности по всем эксплуатационным расходам — это стимулирует к более честному и открытому управлению средствами.
Отечественное законодательство обязательное раскрытие расходов на эксплуатацию не предусматривает, более того — подобные сведения могут рассматриваться как коммерческая тайна, что связано с возможностью привлечения к расходам на эксплуатацию здания/помещения третьих сторон.
Прозрачной является только оплата «коммуналки», где коммунальные службы ежемесячно выставляют счета на отопление, воду, газ, электроэнергию. На арендатора могут, к примеру, переложить:
- оплату услуг, которые предоставляет исключительно владелец здания (телекоммуникационные услуги, организацию парковки для велосипедов или, скажем, облагораживание территории к празднику);
- налоги, которые в принципе нельзя включать в стоимость аренды (это обязанность арендодателя перед государством, и она не может выполняться третьей стороной).
Полезные советы
Чтобы избавить себя от финансовых сюрпризов в будущем, перед подписанием договора арендатору целесообразно:
- проверить перечень эксплуатационных расходов, убедиться, что все их виды правомерны и четко отражены в документе;
- уточнить порядок взаимных расчетов, включая распределение расходов между арендаторами;
- запросить право анализировать сметы и отчеты по фактически понесенным затратам;
- проверить, предусмотрена ли индексация на фоне инфляции или иных факторов, проявляющихся в условиях нестабильной экономической ситуации;
- уточнить, как изменится ответственность по оплате эксплуатационных расходов при досрочном расторжении договора по инициативе арендатора.
Эксплуатация современного бизнес-центра
Серьезной подвижкой к снижению ОРЕХ становятся инновации в управлении: в современных офисных центрах активно внедряются системы умного управления зданиями BMS (от англ. Building Management Systems), которые обеспечивают существенную экономию за счет автоматизации процессов.
Позитивную роль играет также профессиональный подход к девелопменту и управлению коммерческой недвижимостью. Это несложно ощутить при аренде офиса в бизнес-центрах «Теоремы» — известного санкт-петербургского застройщика, в собственности и в управлении которого находятся двенадцать объектов класса А и В+ в разных районах СПб.
УК «Теорема» предлагает оплату по системе «Все включено» — вариант, при котором арендаторам предлагается комплексный пакет услуг, и в арендной ставке уже учтены и коммунальные платежи, и страхование ответственности, и ряд необходимых для комфортного размещения и развития бизнеса допуслуг.
Это интересно знать: система оплаты OpenBook
Эта популярная в странах запада практика, подразумевающая прозрачность расчета эксплуатационных расходов (он англ. «открытая книга»), получает все более широкое распространение в офисных центрах премиальных классов в России.
Речь идет об оплате фактических расходов: арендодатель при выставлении счета за эксплуатационные расходы опирается на прямые затраты, обеспечивая расчеты подтверждающими документами.
Приживется ли такая опция в нашей стране, покажет время. Пока же арендатору следует полагаться на добросовестного арендодателя, причем самым надежным вариантом можно считать аренду от собственника, а идеальным — выполнение собственником функций управляющей компании, когда УК заинтересована в скорейшем и качественном решении любых проблем, возникающих в процессе эксплуатации сдаваемого в аренду объекта.
