Сегодня под словом «офис» понимается, скорее, не просто место для работы, а пространство, обеспечивающее условия для профессиональной реализации, творческого роста, делового общения и восполнения сил в течение рабочего дня.
Для справки: английское слово office восходит к латинскому officium (одолжение, обязанность), которое, в свою очередь, является производным от opificium (работа), opus (труд) и глагола facere (производить).
Соответственно, новый взгляд формирует новые подходы: комфортное, эргономичное и безопасное рабочее пространство сложно создать без достаточного бюджета на оснащение офиса, ведь потребуется профинансировать не только отделку и интерьер, но и дорогостоящее техническое оборудование.
Организация офиса «с нуля»
Оснащение офисных помещений начинается только после определения всех целевых и функциональных особенностей будущего офиса (например, будут ли здесь приниматься клиенты, какой требуется уровень конфиденциальности и т.п.) и в зависимости от предполагаемой планировки. Основные способы организации пространства — это:
- кабинетная система;
- открытое пространство (open space);
- open space с кабинетом руководителя и/или специалистов (смешанная планировка).
В самом общем смысле любой офис оснащается мебелью и техникой. Выбор мебели определяется потребностями и бюджетом, она должна быть удобной, функциональной и соответствующей единому стилю (минимально — стулья, столы, шкафы и полки для хранения документов). Важно учесть эргономику мебели, чтобы обеспечить комфорт сотрудникам и предотвратить развитие заболеваний опорно-двигательного аппарата.
Что касается техники, то современный офис обязательно оснащается компьютерами, принтерами, сканерами, копировальными аппаратами, телефонами, факсами и другим устройствами для эффективной работы сотрудников.
Основные системы жизнеобеспечения и защиты
Требования к инженерным системам в современном офисе достаточно высоки, и едва ли не в первую очередь это касается системы электроснабжения, от которой зависит работоспособность и сохранность дорогостоящей офисной техники.
Например, офисные помещения бизнес-центров УК «Теорема» оснащены структурированными кабельными системами CommScope пятой-шестой категорий (витая пара категории 5 позволяет выстраивать компьютерные сети в каналах до 100 м со скоростью передачи данных 1 Гбит/сек, кабель шестой категории обеспечивает скорость передачи данных до 10 Гбит/сек на расстояние до 55 м).
Помимо функциональных систем водоснабжения и отопления, помещение под офис нуждается в качественной системе вентиляции и кондиционирования воздуха для поддержания оптимального микроклимата для сотрудников (современное удаление загрязненного воздуха и приток свежего, поддержание комфортной температуры и влажности).
Другие необходимые для функционирования офиса системы:
- контроля доступа — обеспечивает защиту от проникновения посторонних лиц;
- пожарной безопасности — предотвращает риски задымления/возгорания;
- связи — обеспечивает телефонную связь и доступ к интернету.
И, конечно же, офис должен иметь достаточное количество санузлов, оборудованных всем необходимым для комфортного использования. Иногда обустраиваются и душевые комнаты, но широкой практикой это считать нельзя.
Что надо знать об освещении
Офис должен быть хорошо освещен — так, чтобы одновременно обеспечивать комфортные условия для работы и предотвращать утомление глаз. Нормы освещения варьируются в зависимости от типа работы, которую выполняют сотрудники. При этом желательно добиться оптимального баланса естественного и искусственного света.
Специалисты рекомендуют так называемый «белый свет», так как он более близок к естественному. Желтый свет более теплый и уютный, но он может снижать производительность, создавая расслабляющую атмосферу.
Кроме того, цветовую температуру ламп необходимо учитывать, чтобы избежать искажения цветов на экране компьютера: именно белый свет обеспечивает точную цветопередачу.
Общая практика в современных системах освещения офисных помещений — использование светодиодов, которые по сравнению с традиционными лампами более эффективны и долговечны. Также рекомендуется учитывать способные влиять на восприятие освещения цвета стен и мебели.
Наконец, многие компании хотят видеть в оснащении своих офисов датчики движения и таймеры для автоматического управления освещением — это и удобство эксплуатации, и немалая экономия на оплате коммунальных услуг.
Рабочее место сотрудника
Самая важная задача — оснащение рабочего места в офисе. Перечислим те основные требования, на которых базируется обустройство рабочего места (РМ) сотрудника:
- эргономичность — рабочее место должно быть спроектировано таким образом, чтобы обеспечивать и эффективность работы, и комфорт для работника;
- безопасность — соответствие стандартам охраны труда, безопасные для использования оборудование и мебель;
- функциональность — оборудование должно быть удобным в использовании и выполнять свои функции без сбоев;
- экономичность — выбор всех элементов рабочего места следует базировать на соотношении цены и качества, чтобы не создавать излишних затрат для компании;
- экологичность — обязательная оценка материалов изготовления с точки зрения экологической чистоты и отсутсвия риска нанесения вреда людям и окружающей среде;
- мобильность — сегодня востребованы легко перемещаемые и адаптируемые к изменениям в рабочем процессе компоненты.
Дизайн рабочего места должен соответствовать корпоративному стилю компании и создавать приятную атмосферу для работы.
Кабинет руководителя как особое РМ
Рабочее место руководителя — это в определенной мере и визитная карточка компании, поэтому обустройство кабинета требует особых интерьерных и технических решений. В дизайне преобладают варианты в стилях классика, хай-тек или модерн, а с технической точки зрения важно обеспечить не только функциональность рабочего пространства первого лица, но и защищенность его РМ.
Современные возможности позволяют обустроить:
- контроль доступа, включая биометрические решения (идентификации отпечатка пальца, распознавание лица);
- удобное подключение устройств и оборудования с помощью «умных» офисных столов (регулировка высоты столешницы, встроенные зарядные устройства, кабель-менеджмент и т.п.);
- автоматическое управление освещением, включая автоизменение температуры света.
«Продвинутые» руководители могут использовать и более яркие инновации — от технических решений по организации совещаний в гибридном формате до средств мониторинга офисного пространства.
Не первое, но и не второе: кухня и зона отдыха
Важными элементами офиса являются кухня и зона отдыха, так как они помогают сотрудникам расслабиться и отдохнуть во время перерывов. Офисную кухню стоит оборудовать всем необходимым для хранения продуктов, приготовления и приема пищи (холодильник, микроволновка, чайник, посуда).
Если же компания не считает нужным идти по такому пути, то можно обойтись кофемашиной, наличие которой в современном офисе считается практически обязательным.
Согласно данных исследования института научной информации в области кофе, бодрящий напиток во время рабочего дня пьют 67% опрошенных, причем 40% респондентов признались, что отвлекаются таким образом от рутинных задач, и лишь 29% — что получают с чашечкой кофе свою порцию бодрости.
Короткие перерывы действительно повышают производительность труда, поэтому лаунж-зона в офисном пространстве очень важна. Она должна стать местом, где сотрудники могут расслабиться, сменить обстановку, отдохнуть от рабочих задач, послушать музыку. Здесь, как правило, размещают мягкие кресла, диваны и пуфы, столы для игр и другие элементы, которые создают уютную атмосферу.
Кстати, эта территория вполне может быть использована для проведения презентаций, тренингов и других мероприятий, поэтому лаунж-зону целесообразно обеспечить медийным оборудованием.
Комплексное обслуживание: почему это важно?
Правильное оснащение офиса — это лишь полдела, так как для обеспечения бесперебойной работы любой офисной команды необходимы сервисные услуги: уборка и вынос мусора, доставка питьевой воды, выполнение текущего ремонта, устранение технических неисправностей и т.п.
На практике все эти эксплуатационные моменты отнимают много времени и сил, отвлекая от выполнения прямых обязанностей. Но у бизнеса сегодня есть и достойное решение проблемы — аренда офиса в бизнес-центре с профессиональным менеджментом.
Управляющая компания «Теорема», владеющая в Санкт-Петербурге дюжиной офисных центров классов А и В+, избавляет клиентов от решения несвойственных их бизнесу задач бытового плана, а также берет на себя львиную долю оснащения современных офисов.
Стандартный набор систем жизнеобеспечения и охраны в бизнес-центрах «Теоремы» включает в себя:
- контроль доступа;
- наружное и внутреннее видеонаблюдение;
- противопожарную защиту;
- вентиляцию и кондиционирование воздуха;
- автономное теплоснабжение;
- инфраструктуру для подключения телефонии и интернета.
Перечисленные выше службы организованы по самым высоким стандартам с использованием оборудования от ведущих в каждой нише мировых брендов (Nedap, AXIS, Siemens, Bolid, AEROSTAR Danfoss, Wilo, Swegon, Grundfos, Daikin, Mitsubishi Electric, Dantex Viessmann, Purmo и пр.)
Кроме того, арендаторам предоставляется право реализовать проект планировки и оснащения офиса в соответствии с собственным ТЗ.
