Современный офис — это пространство, которое должно быть удобно как для руководителей, так и для сотрудников и клиентов, сочетая в себе функциональность, комфорт и эстетику. Основными характеристиками офисного помещения являются:
- использование современных материалов и технологий для создания комфортной рабочей среды;
- эргономичная мебель и оборудование, которые позволяют сотрудникам работать комфортно и без лишнего напряжения;
- экологичность и энергосбережение, снижающие негативное воздействие на окружающую среду и позволяющие экономить ресурсы;
- качественное освещение для создания здоровой атмосферы и улучшения производительности труда.
И одна из важнейших характеристик — планировка офиса. Почему так и какие решения допускает современный офисный дизайн?
Роль планировки в современном офисе
Правильная планировка офиса помогает максимально эффективно использовать доступное пространство, благодаря чему компания может улучшить условия работы сотрудников — и параллельно сэкономить на аренде или покупке, отказавшись от большого помещения в пользу меньшего по площади, но грамотно спланированного.
Согласно российским стандартам, минимальная площадь рабочего места составляет 4 квадратных метра на одного сотрудника. Однако, в зависимости от должности и специфики работы, квадратура может быть увеличена. Например, для руководителей отделов рекомендуется от 24-х до 35-ти квадратных метров, а для топ-менеджеров — от 36-ти до 50-ти!
Но, как говорится, «не метрами едиными»: в правильно спланированном офисе создается комфортная рабочая атмосфера, которая стимулирует производительность и креативность сотрудников, аналичие зон для отдыха, общения и проведения мероприятий помогает поддерживать командный дух и улучшать коммуникацию между сотрудниками.
Помимо эффективности использования пространства и развития корпоративной культуры, речь в данном контексте идет о следующих преимуществах правильной планировки:
- обеспечение безопасности рабочих мест и снижение риска возникновения несчастных случаев;
- учет принципов эргономики, что позволяет создать комфортные условия для работы сотрудников и снизить риск развития профессиональных заболеваний;
- улучшение коммуникации между сотрудниками, что помогает снизить уровень стресса и повышает эффективность работы;
- снижение уровня шума в помещении за счет правильного расположения рабочих зон и использования звукопоглощающих материалов.
Если офисное помещение используется для приема посетителей (например, офис страховой компании, архитектурного бюро и т.п.), удобное расположение рабочих мест, наличие зон ожидания и приемных позволяют улучшить качество обслуживания клиентов.
Виды офисных помещений с точки зрения планировки
Слово «офис» появилось в английском языке в XV веке и первоначально означало «место для деловых встреч». В современном понимании этот термин утвердился только в XIX веке, когда начали появляться первые крупные компании и корпорации.
В эпоху индустриализации в XIX веке возникла кабинетная система планировки офисов: в то время крупные компании и предприятия начали расти и развиваться, возникла необходимость разделения рабочих мест сотрудников, а кабинетная система как раз и позволяла создать отдельные комнаты для менеджеров и руководителей, одновременно обеспечивая и конфиденциальность, и безопасность.
По мере развития различных бизнесов потребности компаний менялись, возникали новые перспективные решения. На сегодняшний день существует несколько видов планировок офисных помещений:
- уже знакомая нам кабинетная, когда каждое рабочее место отделено от других стенами или капитальными перегородками, что обеспечивает тишину и спокойствие. Подходит для компаний, где важна конфиденциальность (так может быть, к примеру, устроен офис юридической консультации);
- open space (дословно — открытое пространство), когда все рабочие места находятся в одном большом помещении без капитальных перегородок. Позволяет экономить пространство и упростить коммуникацию между сотрудниками, подходит для команд, работающих в одном направлении;
- смешанная, которая подразумевает сочетание кабинетной и открытой планировки. Подходит для организаций, где есть как индивидуальные, так и групповые рабочие процессы.
Существует также более редкая разновидность планировки Hot desking — свободная система, при которой сотрудники не имеют постоянного рабочего места, а используют любое свободное пространство в офисе. Этот подход позволяет более эффективно использовать пространство и снижать затраты на аренду, но используется пока нечасто.
Опен-офис — планировка XXI века
Интерес к решениям, когда каждый сотрудник получает обособленное рабочее место, в последние десятилетия постепенно снижался, и сегодня можно с уверенностью говорить о том, что современные компании все больше ориентируются на open space планировку из-за ее гибкости, эффективности и удобства для сотрудников, а также в стремлении создать максимально открытую и прозрачную рабочую среду.
Популярность, которую приобретает данный тип планировки, хорошо объясняют его преимущества:
- экономия пространства, возможность максимально эффективно использовать доступную площадь, как следствие — высокая вероятность снижения затрат на аренду или покупку помещения;
- улучшение коммуникации за счет отсутствия перегородок и стен, ускорение обмена деловой информацией, возможность повысить эффективность работы команды;
- гибкость, возможность быстро и легко изменять расположение рабочих мест в зависимости от потребностей компании или изменений в штатном расписании.
На этом фоне стремление получить скрытые от посторонних глаз рабочие места сохраняют, в основном, те компании, чья деятельность предполагает необходимость обеспечить конфиденциальность (например, нотариальные конторы) либо максимальное сосредоточение на рабочих процессах (аудиторские фирмы и т.п.)
Где найти офисное помещение для открытой планировки
Для устройства офиса в формате оpen space необходимо выбрать помещение с большой площадью и высокими потолками, предусмотреть достаточное количество естественного света и возможность установки перегородок или мебели для разделения рабочих зон.
Следует иметь в виду, что даже не все бизнес-центры позволяют устроить офис опен спейс: планировка такого типа возможна только в зданиях, соответствующих необходимым требованиям. Это либо корпуса современной застройки, изначально возводившиеся для размещения офисов, либо прошедшие полную реконструкцию здания бывших заводов, НИИ и т.п.
Примеры подобной реконструкции в Санкт-Петербурге демонстрирует девелопер и управляющая компания «Теорема». Так, бизнес-центр класса А «Феррум» (проект TCHOBAN VOSS Architekten, входит в систему делового квартала «Полюстрово») построен на месте бывшего завода «Россия», а славящийся своим стеклянным атриумом бизнес-центр класса В+ «Т4» даже название свое унаследовал от предшественника — таксомоторного парка.
В бизнес-центрах компании «Теорема» можно арендовать отдельные помещения, готовые офисные блоки и даже целые этажи — соответственно, арендаторам доступен выбор любого вида организации офисного пространства, включая популярный оpen space.
Как создать «свой» вариант офисной планировки
Итак, мы разобрались с теорией — но как же обстоит дело на практике? Как известно, между желаемым и действительным всегда существует пропасть, и ее преодоление в данном случае является во многом отражением способности руководить компанией.
Чек-лист: факторы, влияющие на выбор офисного помещения
- численность сотрудников в штате и скорость роста этого показателя;
- среднесрочная стратегия компании в части масштабирования бизнеса, запуска новых сервисов и т.п.;
- требования к структуре офисного пространства в привязке к специфике работы сотрудников офиса;
- бюджет (наличие свободных денежных средств);
- наличие административного ресурса для управления эксплуатацией офиса.
Как видим, выбор планировки зависит от многих факторов, и каждая компания решает для себя, как обеспечить их комплексный учет. Ошибка выбора — это финансовые потери или снижение эффективности работы, в худшем случае – и то, и другое.
Но даже верно принятое решение нуждается в претворении в жизнь, и здесь способов не так уж и много:
- первый — строительство собственного здания, выполнение всех требований и пожеланий (долго, дорого и не факт, что за время проведения строительных работ требования и/или возможности не изменятся);
- второй —аренда офисного помещения без отделки и проведение ремонта «с нуля» с целью создания нужного конкретному бизнесу пространства;
- третий — аренда офиса с ремонтом, универсальное и наиболее часто встречающееся на рынке решение, которое требует времени на поиск подходящего варианта, но позволяет компании приступить к работе сразу после подписания арендного соглашения.
Кстати, в бизнес-центрах УК «Теорема» практикуется предоставление офисов с ремонтом «под ключ» (качественная отделка + современное оснащение).
В отделке помещений используются финский гипсокартон Gyproc, обои с покраской в пастельные оттенки, износоустойчивый мармолеум или ковролин коммерческого класса, окна-стеклопакеты, деревянные (шпонированные) двери. Потолки подвесные, освещение — с помощью энергосберегающих LED cветильников, отопительные приборы конвекторного типа, приточно-вытяжная вентиляция, пожарная сигнализация, системы кондиционирования.
При этом арендаторам предоставляется возможность изменить планировку и оснащение (работы могут быть выполнены по ТЗ заказчика под контролем управляющей компании).
