Если вы задумались об аренде офисных площадей для размещения сотрудников, необходимо предварительно тщательно продумать все мелочи — от процесса выбора вариантов до проведения осмотра и переговоров с арендодателем.
Если бы существовала специальная инструкция, как арендовать офис, она бы, пожалуй, выглядела так:
- первым шагом в процессе аренды офиса является определение вашего бюджета. Учтите все свои расходы, включая арендную плату, коммунальные услуги, мебель и любые другие необходимые затраты;
- выберите местоположение, которое подходит для вашего бизнеса. Учитывайте такие факторы, как доступность общественного транспорта, близость к клиентам и поставщикам, а также уровень конкуренции в данном районе;
- найдите подходящие предложения, используя для поиска доступных для аренды офисов онлайн-ресурсы и печатные объявления. Не забывайте о необходимости посещения объектов лично, чтобы фактически оценить их состояние и расположение;
- сравните различные предложения по аренде офисов, обращая внимание на такие факторы, как арендная плата, состояние помещения, коммунальные услуги и местоположение;
- после того как подходящий офис выбран, свяжитесь с арендодателем для обсуждения условий аренды и заключения договора. Убедитесь, что все условия четко прописаны в договоре;
- подготовьте помещение к переезду сотрудников — отремонтируйте или обновите офис при необходимости, запаситесь мебелью, техникой и другими необходимыми вещами;
- организуйте и проведите переезд.
В этой примерной инструкции все выглядит достаточно просто, однако на практике каждый пункт требует самого серьезного подхода. Итак, как снять офис в аренду за семь шагов?
Оцениваем свои потребности и возможности
Изначально составив список требований к офисному помещению и обозначив планку допустимых ежемесячных затрат, можно заметно ограничить область поиска. Прежде всего учитываем:
- необходимую квадратуру помещения, исходя из численности коллектива и специфики занятости;
- возможные варианты планировки (кабинетная система или формат open-space, наличие кухни, количество зон отдыха и т.п.);
- требования к качеству отделки помещения;
- потребность в офисной мебели и оборудовании;
- важность парковки, необходимое количество машиномест.
Уже понятнее, что искать? Идем дальше, а именно — определяем сумму, которую вы готовы ежемесячно тратить на аренду офиса. Но ее следует учитывать не как планку, а, скорее, как базу для «коридора»: в вашем расчете должно быть четкое понимание того, готовы ли вы платить выделенную сумму только за помещение без охраны, уборки и пр. или за помещение вместе с инфраструктурой и допуслугами.
Лайф-хак, о котором часто забывают: если офис подыскивается на перспективу, стоит обратить внимание на строящиеся объекты, где можно зарезервировать площади по наиболее выгодной цене за кв метр.
В любом случае общая сумма не должна создавать излишнего давления на бюджет компании. Если она выглядит непосильной, рассмотрите возможность субаренды или коворкинга. Иногда есть смысл сократить другие расходы бизнеса, чтобы высвободить средства для аренды офиса — подумайте и об этом.
Главное о местоположении офиса
Местоположение может иметь большое значение для успеха вашего бизнеса и даже влиять на вашу конкурентоспособность, особенно если бизнес ориентирован на локальный рынок (например, определенное преимущество можно получить, «оставив» конкурентов в другом районе).
Удобное расположение офиса облегчит доступ для клиентов и офисных работников, позволит сократить время и затраты на дорогу, повысит удовлетворенность сотрудников. Людям обычно нравится работать в местах, которые легко доступны и имеют хорошую инфраструктуру, и «ценные кадры» — не исключение.
Важно: удобное и привлекательное расположение может улучшить имидж вашего бренда и укрепить доверие партнеров.
Если бизнес зависит от поставщиков, выбор места для офиса может быть ограничен фактором близости к ним; для клиентоориентированных компаний всегда важна близость к транспортным развязкам и остановкам общественного транспорта.
А где искать предложения?
Предложения по аренде офисов сегодня можно найти в различных источниках, включая онлайн-доски объявлений (Craigslist, Avito, OLX и др.) и специализированные сайты по аренде недвижимости (примеры — Property24, Rooftop.co.za, Gumtree и пр.)
Из не самых популярных, но все же существующих решений — местные газеты и журналы с объявлениями о недвижимости и профессиональные организации/ ассоциации, которые могут иметь доступ к информации о вакантных помещениях. Еще:
- социальные сети и форумы, где люди часто делятся информацией о сдаче площадей в аренду;
- агентства недвижимости и брокеры;
- прямые обращения к владельцам или управляющим офисных зданий.
При этом именно последний вариант является самым рациональным для желающих обосноваться в бизнес-центре: на сайте солидной управляющей компании всегда есть актуальная информация и о свободных помещениях, и о тарифах, и о предоставляемых услугах.
Так, управляющая компания «Теорема» — застройщик и собственник бизнес-центров классов А и В+ в престижных районах Санкт-Петербурга, на своем сайте предоставляет возможность не только получить всю необходимую для потенциального арендатора информацию, но и оставить заявку на понравившееся помещение.
Кстати, УК практикует инновации и в процессе эксплуатации объектов — например, оперативное взаимодействие с арендаторами через приложение «Теорема», которое доступно для скачивания в App Store/Google Play и устанавливается на ПК и все типы гаджетов.
Как сравнивать различные предложения
Если честно, то эту задачу можно было бы смело вынести в заголовок вместо вопроса «как снять офис»: именно на этом этапе принимается решение о том, какое помещение подходит, а от каких следует отказаться по тем или иным причинам.
Не забудьте учесть, что арендодатели рассчитывают арендную плату по-разному: кто-то «прячет» в ней комиссии — кто-то, наоборот, включает в ставку дополнительные услуги, которые бизнесу все равно придется приобретать дополнительно.
Определите, какие предложения имеют больше преимуществ именно для вашего бизнеса, и какие недостатки могут возникнуть при выборе конкретного предложения. К примеру, прельстившись привлекательной ценой, можно потерять лояльность сотрудников, а в погоне за престижем — усложнить отношения с партнерами.
Если объект интересен, проведите полный анализ предложения с правовой точки зрения: кто собственник, кто сдает в аренду, есть ли обременения и т.п.
Что смотреть и о чем спрашивать
Предварительный осмотр — это обязательно, ведь после заключения договора ответственность за все недостатки и дефекты переданного в аренду имущества ляжет на арендатора.
В рамках осмотра:
- изучите правоустанавливающие документы и техпаспорт помещения (обратите внимание на даты, совпадение адреса, фамилий, инициалов);
- оцените визуально состояние стен, потолков, пола, окон, дверей и пр.;
- проверьте исправность сантехники, осветительных приборов, кондиционеров (включайте, выключайте, спускайте воду, не стесняясь).
При личной встрече целесообразно уточнить и прочие моменты взаимодействия — например: возможность доустановки электрических розеток или общей перепланировки помещения, условия ремонта помещения, мебели, оборудования (с распределением расходов по каждому пункту).
Несмешная история: руководитель компании, арендовавшей офис в бизнес-центре с круглосуточным обслуживанием, нашел удобный во всех отношениях вариант в БЦ классом ниже с хорошим выигрышем в цене — и только после дорогостоящего переезда выяснилось, что после семи вечера подача воздуха в систему кондиционирования прекращается, исключая возможность работы в вечернее время. Случилось это на пике летней жары и привело к срыву срока сдачи важного заказа.
Вывод: обязательно выясните режим работы всех общих систем здания!
Кроме этого, поговорите с арендодателем о возможных скидках или специальных предложениях, которые могут помочь снизить стоимость аренды.
Детали заключения договора аренды
Недооценка важности арендного соглашения было бы большой ошибкой, ведь в этом документе прописываются все ваши права и обязанности как арендатора и способы разрешения возможных споров с арендодателем.
В отсутствие своего юриста есть смысл заручиться поддержкой стороннего профессионала, который составит учитывающий ваши интересы договор или проверит предложенный контрагентом, внеся необходимые изменения и дополнения.
В соглашении необходимо также зафиксировать:
- правила передачи помещения;
- размер арендной платы, ее наполнение, порядок и сроки внесения;
- все согласованные условия сотрудничества — такие как срок аренды, неотъемлемые улучшения, арендные каникулы и т.п.;
- условия расторжения договора.
Важно знать: если срок аренды составляет более одного года либо арендуется недвижимость, находящаяся в государственной, муниципальной или общей долевой собственности, по законодательству РФ требуется регистрация договора в Росеестре.
Заключению арендного договора предшествует подписание акта приема-передачи помещения, в котором указываются все выявленные дефекты, поломки и недостатки, а также срок и порядок их устранения.
Организация переезда в новый офис
Ну что ж, можно переезжать? При определении даты переезда учтите, что вам потребуется время на подготовку нового офиса и на упаковку вещей в «старом» (особенно если перевозке подлежит мебель и техника).
В зависимости от выделенного на переезд бюджета, его срочности и сложности, при выборе транспортной компании стоит обратить внимание на возможность предоставления дополнительных услуг (упаковка вещей, разборка мебели, услуги грузчиков).
Обычно право пользования арендованным помещением наступает с момента подписания договора аренды и передачи имущества арендатору. Если договор не предусматривает иных условий, арендатор получает это право сразу на весь срок аренды.
