Переезд офиса – это просто, советы по аренде от УК Теорема.

Говорят, что переезд хуже пожара, и это не лишено смысла. При неправильной организации и недостаточном понимании этого процесса переезд может надолго парализовать нормальную деятельность компании. Однако перевезти офис в новое помещение будет вовсе не так сложно, если соблюсти ряд простых правил и четко следовать алгоритму.

Подготовка

Пожалуй, именно подготовительный этап можно считать самым масштабным и трудоемким во всем процессе переезда. Ведь технически переместить груз из пункта А в пункт Б – не сложно. Итак, какие действия нужно выполнить на этой стадии? Обратите внимание, что дальнейшие рекомендации актуальны в том случае, если новое помещение уже выбрано.

План расстановки мебели в новом офисе

Заранее посетите новый офис, возьмите у арендодателя план и продумайте расстановку мебели для всех без исключения сотрудников. При этом нужно учитывать имеющиеся перегородки или предусмотреть возможность их монтажа, принимать во внимание расположение розеток и инженерных коммуникаций.

Если не составить план заранее, процесс расстановки мебели и рассадки сотрудников превратится в настоящий хаос. Потратив 1-2 дня на планирование, вы сможете сэкономить 1-2 недели на возобновление деятельности компании.

Выбор ответственного лица

Руководству компании необходимо назначить ответственное лицо, которое будет координировать переезд и отвечать за выполнение каждого из этапов. Это вовсе не значит, что данный сотрудник в одиночку будет таскать мебели и грузить коробки. Без ответственного лица переезд будет похож на бессвязный сумбур и суматоху.

Выбор исполнителей

Это одна из важнейших задач. Есть только три решения данного вопроса: организовать переезд своими силами, нанять частных перевозчиков и стихийные бригады грузчиков или воспользоваться услугами специализированной мувинговой компании.

Настоятельно не рекомендуем вам выбирать первый вариант, вне зависимости от численности сотрудников и количества офисной мебели, которую нужно перевезти на новое место. Единственное преимущество самостоятельно организованного переезда – это сомнительная экономия. А сомнительной она является потому что, с 99% вероятностью переезд в этом случае займет в 2-3 раза большее время, какое-либо имущество будет испорчено или утеряно. Ко всему прочему, ваши сотрудники вряд ли по достоинству оценят подобную нестандартную деятельность.

Второй вариант, то есть привлечение частников, может быть актуален исключительно для небольших компаний с офисами до 10-15 рабочих мест. В этом случае большой объем работы, опять же, придется выполнять вашим сотрудникам: собирать вещи, упаковывать документы и технику, разбирать мебель. Понятно, что для некоторой части персонала это может показаться неприемлемым, и это вполне обоснованно. К недостаткам сотрудничества со стихийными бригадами грузчиков и частными перевозчиками можно отнести также отсутствие каких-либо гарантий, низкий уровень сервиса, непрозрачное ценообразование и частые случаи мошенничества.

Третий вариант, то есть обращение в специализированные мувинговые компании, практически по всем параметрам можно считать оптимальным. Во-первых, потому что такие компании несут материальную ответственность за корпоративное имущество на всех этапах переезда и предлагают максимально широкий спектр сопутствующих услуг. Что могут предложить современные мувинговые фирмы:

предварительную оценку бюджета на переезд с составлением подробной сметы;
профессиональную упаковку всего офисного имущества с использованием специализированных материалов;
погрузочно-разгрузочные работы любой сложности, в том числе такелаж (перемещение крупногабаритных и тяжеловесных предметов – сейфов и т.п.);
предоставление специально оборудованного грузового автотранспорта (с внутренней обшивкой кузова и системами крепления грузов);
спуск и подъем грузов на нужный этаж даже при отсутствии лифтов;
разборка и сборка офисной мебели любых типов и конструкций;
отключение и монтаж оргтехники, осветительных приборов и другого оборудования;
расстановка мебели в соответствии с планом заказчика;
вывоз использованной упаковки и другого мусора по окончании работ, уборка помещения.

Есть две основные схемы сотрудничества с мувинговыми компаниями:

Переезд под ключ.

В этом случае вы обозначаете фронт работ, оценщик мувинговой фирмы рассчитывает бюджет, вы подписываете договор с фиксированной суммой. Все остальное – забота специалистов. В назначенный день к вам прибудет бригада грузчиков с инструментом и упаковочными материалами, по окончании подготовки будет подан автотранспорт для перевозки корпоративного имущества. По сути, при такой схеме вы сможете въехать в практически полностью подготовленное к работе помещение. Кроме минимальных хлопот, еще один плюс переезда под ключ – это фиксированная цена, которая не может измениться ни по каким причинам.

Почасовая оплата.

В этом случае вы оплачиваете каждый час работы грузчиков и грузовых автомобилей. Тариф на автотранспорт полностью зависит от его вместимости, грузоподъемности и типа кузова. Понятно, что тентованная Газель будет стоить дешевле, чем специально оборудованный для перевозки деликатных грузов пятитонник. Выбирать такую систему оплаты выгодно только лишь в том случае, если у компании не слишком много мебели и оборудования. Дело в том, что многие не слишком добросовестные перевозчики не упускают возможности потянуть время и включить в окончательный расчет какие-либо дополнительные услуги (тут вариантов могут быть десятки). В итоге, если вам попадется не слишком ответственный исполнитель, и вы не сможете целиком контролировать ход работ, переезд может обойтись существенно дороже, чем при выборе услуг «под ключ».

Определение даты

Важно заранее определить, когда именно вы физически перевезете имущество и сотрудников в новое помещение. Без определения даты дедлайна дальнейшее планирование будет неэффективным.

Чтобы избежать больших простоев в работе компании, мы рекомендуем планировать переезд офиса на выходные дни, вечернее или ночное время. Например, в пятницу вечером сотрудники мувинговой компании начнут подготовку, а уже в понедельник ваши сотрудники смогут окончательно обустроить свои рабочие места и начать работу на новом месте.

Оповещение клиентов и контролирующих инстанций

Нельзя недооценивать этот этап. Оповещать клиентов и партнеров о смене адреса необходимо начать минимум за месяц до запланированной даты переезда. К сожалению, многие компании лишились существенной части своей постоянной клиентуры только из-за того, что последние потеряли контакты со своими поставщиками/исполнителями.

После переезда компания обязана уведомить о смене фактического местоположения Налоговую инспекцию и другие контролирующие инстанции, а также банк, в котором открыт расчетный счет.

Подготовка офисного имущества

Даже если вы выбрали услуги мувинговой компании «под ключ», минимальную подготовку все же потребуется произвести. Так, личные вещи сотрудникам лучше собрать самостоятельно. Для этого вы можете попросить перевозчика заранее доставить в офис определенное количество картонных коробок и другой упаковки.

Обратите внимание! Все без исключения коробки должны быть промаркированы! Например: «Бухгалтерия, Иванова Т.» или «Архив, кадры, 2015г.». Без маркировки вы потратите на распаковку вещей и документов в десятки раз большее время.

Выбор автотранспорта

Если вы заказываете услуги «под ключ», вам, наверняка, не стоит беспокоиться об этом аспекте переезда. Опытные специалисты мувинговой компании самостоятельно оценят объем имущества и подберут подходящие по вместимости грузовики.

В противном случае вам необходимо максимально точно оценить объем вещей, а затем заказать автомобили совокупной вместимостью в 1,5-2 раза превышающей рассчитанную. Да, именно в таком соотношении. Как показывает практика, мы действительно недооцениваем, какое количество вещей может поместиться даже в одном маленьком кабинете. Лучше немного переплатить за «перевозку воздуха», чем в экстренном порядке искать дополнительную машину, когда все уже готово к переезду.

Переезд

Итак, о чем нельзя забывать в день Х:

Внимательно прочитайте договор с перевозчиком и удостоверьтесь, что в нем прописаны все нюансы расчета окончательной стоимости либо фиксированная цена.
Координируйте работу грузчиков. Вы лучше знаете свой офис, поэтому сможете помочь в оптимизации процесса переезда. Не мешайте их работе, а просто помогайте.
Удостоверьтесь, что подъездные пути к выходу из офисного помещения свободны. Если нужно, заранее займите удобное парковочное место.
Убедитесь, что предоставленный автотранспорт соответствует заявке.
По завершении работ не спешите подписывать Акт приемки. Убедитесь, что все коробки прибыли в новый офис без повреждений, а услуги выполнены в полном объеме.
При обнаружении повреждений имущества или утере каких-либо вещей обязательно составьте соответствующий Акт и направьте претензию в адрес исполнителя. Подобные инциденты должны быть задокументированы: устными претензиями вы, скорее всего, ничего не исправите.

Как выбрать лучший офис для бизнеса. Оптимальные условия для арендаторов от УК «Теорема»

Управляющая компания «Теорема» традиционно делает все, чтобы переезд новых арендаторов в наши офисы был как можно более быстрым, простым, беспроблемным и доступным. В числе прочего, мы предлагаем:

Квалифицированная помощь в планировке рабочего пространства. Предоставьте информацию о численности сотрудников, специфике деятельности компании и ваших индивидуальных требованиях, и мы быстро разработаем оптимальный план расстановки рабочих мест в вашем новом помещении.
Подготовка офисных площадей. После освобождения офиса в помещении в обязательном порядке проводятся клининговые работы, при необходимости – косметический или даже капитальный ремонт. Если нужно, мы своими силами выполняем любые дополнительные работы, такие как перенос электрических и сетевых розеток, монтаж или демонтаж перегородок, отделка в соответствии с корпоративным стилем будущего арендатора.
Удобная разгрузка. Вы можете подогнать автомобиль непосредственно к холлу грузового лифта. Таким образом, существенно сокращается время и трудозатраты на проведение даже масштабных погрузочно-разгрузочных работ.
Круглосуточный доступ к офисам. Мы прекрасно понимаем, что для многих компаний удобнее выполнить переезд в вечернее время или в выходные дни. Поэтому мы не ограничиваем время доступа к офисным помещениям, предоставляя максимально комфортные условия для переезжающих.